Databehandleraftale for klubber

1. Parter

Den dataansvarlige: den golfklub, der har en klubkonto på NextTee (herefter „klubben“). Aftalen indgås af den person, der beder om klubkontoen, på klubbens vegne.

Databehandleren: NextTee, drevet af Simone Bruun, CVR [UDFYLDES], simone@nexttee.dk (herefter „NextTee“).

Aftalen supplerer NextTees vilkår og gælder, så længe klubben har en klubkonto.

2. Hvad aftalen dækker

Spillerne har hver deres egen profil på NextTee, og for den er NextTee dataansvarlig (se privatlivspolitikken). Denne aftale dækker kun den behandling, NextTee udfører for klubben, når klubben bruger klubdashboardet til at drive sine aktiviteter:

• klubbens medlemsliste på NextTee, herunder at fjerne og genoptage medlemmer
• arrangementer med tilmelding, venteliste og resultater
• klubbens grupper og opslagstavle med notifikationer til medlemmerne
• banekort, golfkørekort, klubregler og klubbens offentlige profil

3. Registrerede og oplysninger

• Klubbens medlemmer på NextTee: fornavn og forbogstav i efternavnet, handicap (kun hvis spilleren viser det), hvordan og hvornår de blev medlem, tilmeldinger til klubbens arrangementer, medlemskab af klubbens grupper og det, de skriver i klubbens grupper.
• Klubbens administratorer: navn, e-mail, rolle i klubben og eventuelt telefonnummer.

Der behandles ikke følsomme oplysninger (GDPR art. 9) eller CPR-numre.

4. Instruks

NextTee behandler kun oplysningerne efter klubbens instruks, som den fremgår af denne aftale og af klubbens brug af dashboardet. NextTee bruger ikke oplysningerne til egne formål ud over at drive og sikre tjenesten, og sælger dem aldrig. Mener NextTee, at en instruks er i strid med databeskyttelsesreglerne, giver NextTee straks klubben besked.

5. Fortrolighed og sikkerhed

• Kun personer, der skal drive tjenesten, har adgang, og de har tavshedspligt.
• Databasen og filerne ligger på servere i EU, og data sendes krypteret (HTTPS).
• Adgang styres i databasen: kun klubbens godkendte administratorer ser klubbens medlemsliste, og kun klubbens medlemmer ser klubbens opslag og arrangementer.
• Nye klubkonti godkendes af NextTee, før de åbnes, og NextTee kan spærre en klubkonto.

6. Underdatabehandlere

Klubben giver generel godkendelse til, at NextTee bruger disse underdatabehandlere:

• Supabase (database, login og filer, Frankfurt, EU)
• Vercel (drift af hjemmesiden og appen, Frankfurt, EU)
• Resend (udsendelse af e-mails; sendes fra Irland, data opbevares i USA)

NextTee pålægger dem de samme forpligtelser som i denne aftale. Supabase, Vercel og Resend har hovedsæde i USA. Overførsel af brugerdata dertil sker efter EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (2021), som indgår i deres databehandleraftaler. Vercel er desuden certificeret under EU-US Data Privacy Framework. Tager NextTee en ny underdatabehandler i brug, opdateres listen her, og klubben kan gøre indsigelse.

7. Bistand til klubben

NextTee hjælper klubben med at opfylde medlemmernes rettigheder (fx indsigt og sletning). Mange ting kan klubben og spillerne selv gøre i appen: spillerne kan hente og slette deres data, og klubben kan fjerne medlemmer. Henvender et medlem sig til NextTee om klubbens brug, sender NextTee henvendelsen videre til klubben.

8. Brud på persondatasikkerheden

Opdager NextTee et brud, der berører klubbens oplysninger, giver NextTee klubben besked uden unødig forsinkelse og senest 24 timer efter, at NextTee har fået kendskab til det, med de oplysninger, klubben skal bruge for at anmelde bruddet til Datatilsynet.

9. Tilsyn

NextTee giver klubben de oplysninger, der skal til for at vise, at aftalen overholdes. Klubben kan bede om en skriftlig redegørelse. Det er uden omkostninger for klubben.

10. Ophør

Lukker klubben sin klubkonto, eller spærres den, mister klubbens administratorer adgang til medlemslisten med det samme. Klubbens opslag, arrangementer og tilmeldinger slettes senest 14 dage efter, medmindre klubben forinden beder om at få dem udleveret. Spillernes egne profiler fortsætter, fordi de hører til spillerne og ikke til klubben.

11. Ansvar, lovvalg og ændringer

NextTee stiller klubdashboardet gratis til rådighed. NextTee er ikke ansvarlig for direkte eller indirekte tab, herunder driftstab, tab af data eller tabt fortjeneste, i det omfang det er tilladt efter gældende ret. Begrænsningen gælder ikke ved forsæt eller grov uagtsomhed og begrænser ikke de registreredes rettigheder efter databeskyttelsesreglerne. Aftalen følger dansk ret. Ændrer NextTee aftalen væsentligt, beder vi klubbens administrator acceptere den nye version.

12. Accept

Aftalen accepteres elektronisk, når en administrator beder om en klubkonto og sætter flueben ved databehandleraftalen. Vi gemmer, hvem der accepterede, hvornår og hvilken version.